Podemos até comparar esse processo com o raio-x, pois apresenta a real situação do fluxo de caixa. É por isso que o fechamento contábil é um processo indispensável para uma eficiente gestão financeira. As empresas que não o realizam com eficiência, tendem a não ficar em pé por muito tempo.
Quer entender melhor sobre essa prática? Continue a leitura! Apontamos como fazer, quais erros evitar e as vantagens de contar com a tecnologia nesse processo.
O que é fechamento contábil?
O fechamento contábil é um procedimento em que todas as operações financeiras são identificadas, relacionadas e especificadas. Por ser um processo complexo, é importante que ele seja realizado por profissionais contadores internos ou externos. As informações obtidas durante o fechamento contábil são essenciais para:
- Ajudar na tomada de decisão sobre investimentos e o crescimento do negócio;
- Realizar previsões financeiras em curto, médio e longo prazo;
- Melhorar o controle dos lançamentos financeiros e do orçamento.
Quando fazer?
O que determina a frequência da realização do fechamento contábil é o tamanho do negócio e o volume da movimentação financeira. Geralmente, as pequenas empresas fazem dois levantamentos: um balanço mensal e outro balanço anual.
Ao passo que crescem no mercado, é possível incluir também o fechamento bimestral, trimestral ou semestral. Quanto menor for o espaço de tempo entre os balanços, melhor será a gestão financeira da sua pequena empresa.
Quais são as vantagens de um bom fechamento contábil?
De acordo com a Lei no 6.404/1976, as empresas precisam respeitar os princípios da contabilidade. Sendo assim, a obediência à legislação é uma das vantagens de um fechamento contábil eficiente. Vejamos outros benefícios:
- Baseia novas estratégias: os dados registrados norteiam as decisões do empreendedor;
- Identifica oportunidades: a empresa entende se há recursos para investir em novos mercados;
- Reduz as chances de falhas: são evitados erros nos lançamentos financeiros que resultam em prejuízos para a empresa;
- Mapeia a estrutura do negócio: mostra quais setores estão carentes ou desperdiçando recursos financeiros.
Como fazer o fechamento contábil de uma empresa?
Existem algumas etapas a serem seguidas para que o fechamento contábil seja feito com sucesso. A seguir, elencamos as principais.
Passo 1: Defina um calendário de fechamento
Os balanços da empresa serão definidos e concretizados em datas específicas. Para não esquecer, você, empreendedor, pode inserir as datas em um calendário ou programar notificações no seu ERP.
Também é importante identificar tarefas ligadas ao fechamento contábil que podem ser realizadas no decorrer do mês ou meses. Essa antecipação facilita o trabalho durante o balanço, pois reduz a quantidade de atividades a serem feitas ao mesmo tempo.
Passo 2: Integre dados, áreas e processos
Ao coletar e unificar dados, áreas e processos, os fechamentos mensais ou anuais do negócio se tornam muito mais eficientes. Além disso, erros e retrabalhos são reduzidos. Outra vantagem é que a empresa possui uma visão geral de todas as movimentações financeiras facilmente.
Mas, só juntar essas informações não é suficiente. É preciso que a integração seja feita de maneira inteligente e assertiva. Para isso, conte com ferramentas tecnológicas que automatizam as tarefas recorrentes, como a nossa plataforma voltada para empreendedores.
Passo 3: Use a tecnologia a favor do negócio
Os dois passos anteriores se tornam mais eficientes com o apoio de uma boa solução tecnológica, como um ERP.
Essa ferramenta digital, por exemplo, oferece acesso a indicadores de desempenho, integração entre sistemas, automação e otimização de processos. Em resumo, o pequeno negócio cresce com a saúde financeira em dia!
Principais erros cometidos no balanço
Como dito no tópico anterior, o fechamento contábil não é uma tarefa simples. Por isso, é possível cometer erros, prejudicando a eficiência e exatidão. Fica então a pergunta: existe uma maneira de fazer com sucesso o fechamento contábil de uma empresa?
Entre as melhores estratégias está conhecer e evitar as principais falhas cometidas durante o balanço. É isso que veremos a seguir.
Atraso de pagamentos
Alguns pequenos empreendedores lançam, no fechamento do mês, pagamentos que ainda não ocorreram. Essa expectativa não considera possíveis casos de inadimplência, ou seja, clientes que não pagam o que devem.
Quando os registros do balanço estão com esses “valores fantasmas”, a empresa não visualiza a realidade das finanças internas. Cabe lembrar aqui do antigo ditado: “não cante vitória antes da hora.”
Não acompanhar os lançamentos
Outro erro comum é a falta de organização e acompanhamento dos lançamentos. Vamos imaginar um pequeno negócio digital que tem várias movimentações financeiras mensais, como: entradas e saídas, emissão de notas fiscais, pagamento de fornecedores, investimentos, etc.
O que acontecerá se essas movimentações não forem organizadas por categorias? E se a empresa deixasse para registrá-las de uma só vez no final do mês? O caos! Sendo assim, é importante que os registros sejam ordenados em categorias e lançados em ordem cronológica (na data em que ocorrem).
Não definir um período para balanço
Quando o fechamento contábil deve ser realizado? Alguns empreendedores não sabem responder essa pergunta. Para muitos, o balanço acontece quando lembram ou estão com tempo disponível – essa é a receita para comprometer a saúde financeira do negócio.
O negócio precisa determinar a frequência adequada para fazer os seus balancetes. Vale ressaltar aqui a necessidade de realizar o processo com a ajuda de contadores especializados.
Deixar de explorar os resultados obtidos
O fechamento contábil é uma ferramenta que auxilia na tomada de decisões estratégicas. Infelizmente, muitos empreendedores esquecem disso e perdem a oportunidade de explorar esses dados valiosos. Por meio dessas informações, você pode:
- Descobrir a relação custo-benefício de fornecedores;
- Se existe capital para investir em ferramentas virtuais;
- Como está a lucratividade em determinados meses do ano.
Para potencializar ainda mais os dados financeiros, existem pequenas empresas que usam os indicadores de desempenho (KPIs). Essas métricas são realizadas por tecnologias e mostram, por exemplo, se a margem de lucro está na média ou acima dela.
Não investir em tecnologia
Realizar o controle financeiro empresarial sem tecnologia resulta em perda de tempo e energia do empreendedor. E esses são recursos importantes para o sucesso das estratégias do negócio, concorda?
Hoje em dia, existem softwares chamados Enterprise Management Programming (ERP) – em bom português, os famosos sistemas de gestão financeira. Essas ferramentas simplificam e otimizam todos os processos do fechamento contábil.
Dessa forma, você terá seus lançamentos financeiros exatos e organizados. O resultado será a merecida tranquilidade para focar no planejamento da sua empresa.
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